Eposta Gerçekten Bedava mı?

İş yaşamında aslında görev tanımlarımızda olmamasına rağmen birçoğumuz için e-postaları izlemek ve yanıtlamak artık temel görevlerden birisi olmuş durumda. Haftalık olarak aldığınız ve gönderdiğiniz eposta sayılarına baktığımızda herbirine bir dakika ayırmanız durumunda ne kadar ciddi zaman aldığını görmek mümkün.

Bu yazışmaların yarıya yakını şirket içi yazışmalar. Şirket yöneticilerini CC’de tutmak veya “Bilginize” (For Your Information) tarzı mesajlar atmak neredeyse boğmuş durumda. Kimi firmalarda, yöneticilerden eposta cevaplarını gecenin bir yarısı veya Pazar günü alıyor olmanın da nedeni bu olsa gerek. Çok fazla mesaj var ve hepsini okuyup ayırmak zaman alıyor.

Bu mesajların ne kadarının gerçekten gerekli olduğu ise tartışmalı bir konu. Yapılan muhtelif ölçümlere göre aslında aldığımız mesajların sadece %10’u gerçekten gerekli. %18’i ise spam.

Bu durum şirketlerin verimliliğini ciddi anlamda etkiliyor ve her şirket bu verim düşüşünün maliyetlerini gözden geçirmek durumunda. Bu iletişim metodunun farkında olunmayan maliyeti sözkonusu. ABD’de yapılan bir araştırmaya göre herbir eposta mesajının ortalama maliyeti şirketlere 95cent yani yaklaşık 1 dolar.

Alternatif iletişim kanallarının mevcudiyeti ve şirket çalışanlarının diğer iletişim teknolojilerini kullanma becerileri eposta kullanımını azaltan ve şirket içi işbirliğini artıran faktörler arasında. Alternatif teknolojilere Skype, GChat, Dropbox, Yammer, ve Google Drive örnek verilebilir. Personelin hangi iş için hangi yazılı kullanması gerektiğini bilmesi ve yazılımı verimli kullanması da önemli bir konu.

Örneğin 2011 yılında Atos adlı bir teknoloji şirketi sıfır eposta politikasını hayata geçirmiş ve eposta ile iletişimini 18 ay içerisinde sıfıra indirmeyi hedeflemiş. Bu arada şirketin 42 ülkede toplam 74.000 çalışanı olduğu ve eposta iletişimine ayırdıkları zamanın maliyetinin hesaplayınca ortaya muazzam rakamların çıktığını belirtmekte fayda var. Şirket eposta yerine Skype veya Facebook messenger benzeri bir yazılım kullanmayı hedeflemiş. Bu sayede şirket içi işbirliğini artırmayı ve  zaman kaybını düşürmeyi planlamışlar.

Atos şirketinin CEO’su şirketin başına geçtiği 2008 yılından röportajın yapıldığı 2011 yılına kadar birkez bile eposta atmamış. Yani eposta kullanmadan da şirketi yönetebilmiş.

Tüm bu yeni teknolojilerin yanında açık ofis uygulamasının da şirket içi işbirliğini artırdığını ve iletişim için epostaya olan bağımlılığı ciddi anlamda düşürdüğünü belirtmek gerek. Örneğin daha önceki bir yazımda da belirttiğim gibi Inditex Grubunun (Zara, Bershka vb. markaların sahibi kuruluş) sahibi özel odası olmaksızın açık ofiste diğer çalışanların yanında çalışmakta ve kendisine isteyen herkes anında ulaşabilmekte.

Son 10 yıldır ülkemizde iş hayatında eposta kullanımı bir alışkanlık halini aldı fakat bu iletişim tekniğinin maliyetli olduğu ve yeni iletişim teknikleri kullanımının gözden geçirilmesi gerektiği aşikar. Özellikle büyük ölçekli firmalarda.

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

w

Connecting to %s